10 passos para organizar um evento bem sucedido
Organizar um evento não é tarefa fácil, ainda mais quando se trata de uma realização de grande porte. Independente de como seja, é necessário sempre visar a segurança para que todos aproveitem de tudo sem preocupações, tanto os organizadores quanto os convidados.
Um dos encargos mais importantes é o aluguel de organizadores de fila. Já tinha pensado nisso? Iremos listar 10 passos para te ajudar a organizar um evento.
1.Escolha do tema
O tema pode ser considerado a essência e o posicionamento consistente do evento. É o que vai te guiar para definir todas etapas do planejamento e da execução do evento.
2.Definir custos e valores que serão gastos
É importante definir o quanto você vai gastar definindo tudo que é necessário para a realização do seu evento ser um sucesso.
Liste quantos equipamentos precisará, se vai pagar pelo local, se vai entregar materiais aos participantes (brindes), etc.
3.Definir se a entrada será gratuita
Dependendo do porte do seu evento e os gastos necessários, é bom decidir se cobrará pela entrada ou não.
Se for um evento de grandes proporções, com atrações, serviços de comes e bebes, produção de alto nível, provavelmente o evento será pago.
Mas, se o caráter do evento atrair novo público, manter o público que já tem para a empresa/instituição (ou qualquer que seja o organizador), desenvolver mailing de pessoas com determinado perfil ou interesse, realizar um evento gratuito será uma boa estratégia.
4.Definir o público, data e local
Uma vez que o público alvo for definido (inclusive quantidade) e também os valor disponível para gastar é momento de definir a data, o local e o horário do evento.
É preciso considerar onde tem fácil acesso ao seu público, qual é o melhor horário para que possam participar do evento, o melhor dia do mês e da semana, que tipo de local tem a cara do seu evento e do público que irá participar.
5.Definir os equipamentos e recursos necessários
Cada detalhe é importante para esse dia! Revise tudo por meio de um check-list, sem esquecer de elementos como data show, flip chart, notebook, caixas de som, microfones, ítens de segurança, etc. Também compare os preços de empresas para aluguel de unifilas, aluguel de decorações, empresa de iluminação, fotografia e filmagem.
6.Definir os fornecedores, equipes e profissionais envolvidos
Não importa se o evento é pequeno ou grande, os fornecedores de todo e qualquer serviço têm de ser experientes e especializados no que irão desempenhar no seu evento.
É inevitável constar a qualidade de tudo!
7.Crie um cronograma
Alinhe tudo e se organize para que nada te desespere e saia do planejado, atendendo as necessidades dos convidados e analisando tudo para evitar qualquer dano. Conte com atrasos! Analise todas as possibilidades.
8.Acompanhe o trabalho dos funcionários contratados
Para promover um evento, procure os melhores parceiros, fornecedores e equipes envolvidas. Acompanhamento cada detalhe do andamento dos trabalhos e apresente seu cronograma.
Não deixe de motivar os envolvidos, afinal, todos tem que vestir a camisa e fazer de tudo para que seu evento seja inesquecível.
9.Divulgação
A divulgação é essencial no seu sucesso.
Escolha os meios em que irá divulgar, contrate pessoas para te ajudar, não tenha barreiras para isso. Uma boa divulgação já cria boas expectativas.
10.Credenciamento
É importante existir algum tipo de credenciamento para limitar o público e evitar confusões, principalmente se a entrada não for gratuita.
Seguindo essas dicas, você terá um evento sensacional e com segurança. Para equipamentos de fila, alugue com a Organizadores de fila. Empresa atuante desde 1997 no setor em locação de organizadores de filas e que e prima pela qualidade de seus produtos e serviços, na pontualidade da entrega e retira, e oferecendo aos clientes e parceiros a experiência acumulada na atividade de locação de equipamentos para eventos.
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